STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Strategi Pengembangan Sistem Informasi  dalam sebuah organisasi baik dalam organisasi bisnis maupun non bisnis (pemerintahan dan lainnya) perlu memperhitungkan  faktor-faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dukungan infrastruktur yang ada dan lainnya. Dengan memperhatikan berbagai faktor tersebut  akan menentukan  pendekatan dalam Pengembangan Sistem Informasi apakah menggunakan  pendekatan insourcing, atau pendekatan outsourcing.

Dalam perkembangannya pendekatan outsourcing lebih banyak digunakan oleh perusahaan apalagi beberapa pengembang/developer sistem informasi juga memberikan garansi keamanan dan kerahasiaan data sampai dengan  level tertentu. Perkembangan pendekatan outsourcing berkembang sedemikian rupa sehingga banyak memberikan alternatif strategi bagi perusahaan.

Penting mengetahui faktor-faktor  yang harus dipertimbangkan oleh manajemen dalam menentukan strategi pengembangan sistem informasi, sehingga keputusan  dalam menentukan pendekatan pengembangan sistem telah dipertimbangkan dan menghasilkan pengambilan keputusan yang paling tepat. 

1.2.Tujuan

Tujuan penulisan paper ini adalah untuk mempelajari :

a. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan strategi pengembangan sistem  Informasi

b. Mengetahui Keunggulan dan kelemahan pengembangan Sistem Informasi dengan pendekatan insourcing, outsourcing dan co-sourcing.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

II.1 Pengertian

      a.  Pengertian Strategi

Menurut Ward dan Peppard (2002), strategi adalah kumpulan tindakan yang tergabung yang ditujukan untuk meningkatkan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya. Strategi dapat membuat suatu kebijakan baru yang bisa digunakan dalam praktek seperti merancang ulang proses-proses produksi dalam bisnis.

      b.   Pengertian Sistem

Menurut Satzinger (2009), Sistem adalah sekumpulan komponen terpisah yang menjalankan suatu fungsi secara bersamaan untuk mencapai suatu hasil.Menurut O’Brien (2005), Sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, dengan cara menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang baik.  Maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan beberapa komponen yang saling berhubungan dan bekerja bersamaan untuk mencapai tujuan yang sama.

       c. Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien,  sistem informasi adalah kombinasi atau gabungan yang terorganisir dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data  yang mengumpulkan, mentransformasikan dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi  merupakan kombinasi sumber daya yang terorganisir dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komputer, dan data yang mengumpulkan, mengubah dan mendistribusikan informasi pada suatu organisasi. Sistem informasi menggunakan sumber daya manusia, hardware, software, data jaringan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produksi informasi.

Terdapat tiga peran utama dari aplikasi bisnis dalam sistem informasi sebagaimana yang ditulis O’Brien, Tiga peran itu adalah mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif, mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis, dan mendukung proses dan operasi bisnis. Fungsi keseluruhan sistem informasi meliputi area fungsional dari bisnis: sebagai kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai serta layanan dan kepuasaan pelanggan: sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktik bisnis: bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang dapat bersaing: dan juga peluang berkarier.

      d. Pengertian Insourcing

Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan untuk melakukan tugas dan menyelesaikan permasalahan perusahaan. Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan mengoutsourcingnya (Anonim, 2013).

     e. Pengertian Outsoucing

Clark et all mendefinisikan  outsourcing sebagai pendelegasian dibawah pengaturan kontrak untuk seluruh atau sebagian sumberdaya teknis, sumber daya manusia dan tanggung jawab manajemen yang berhubungan dengan penyediaan Sistem Informasi kepada penyedia/vendor.

Outsourcing adalah pengunaan sumber daya dari luar organisasi yang tidak berhubungan dengan perusahaan untuk melakukan tugas dan menyelesaikan permasalahan. O’Brien dan Marakas (2010) menambahkan , istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006).

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus bisnisnya memberikan pelayanan TI. Menurut Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang (2003) dalam makalahnya di DRUID Summer Conference 2003 menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing TI untuk memperbaiki Sistem Informasi yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Menurut Taylor (2005) menyatakan bahwa outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesifik dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.

Alasan terkuat yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

1.Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.

2.Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.

3.Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.

4.Faktor waktu/kecepatan.

5.Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.

6.Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

BAB III

PEMBAHASAN

III.1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Sistem Informasi

Faktor-faktor berikut  Mempengaruhi Pengembangan Sistem Informasi, dapat dikelompokkan dalam bisnis eksternal ,teknologi eksternal, bisnis internal, teknologi internal

       a. Bisnis eksternal terdiri dari:

  1. perusahaan-perusahaan lain : (baik para pesaing atau rekanan perusahaan) yang memiliki komponen bisnis dan sistem informasinya masing-masing.

  2. pemerintah (sebagai penyusun kebijakan-kebijakan/policy dan peraturan)

  3. pasar(market)

  4. pelanggan

  5. perangkat hukum, dan lain sebagainya.

b. Teknologi eksternal

Sistem informasi eksternal adalah komponen-komponen teknologi diluar perusahaan/organisasi itu sendiri yang dalam hal ini sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan manajemen dalam melakukan aktivitas bisnis.Teknologi eksternal memiliki faktor seperti ilmu pengetahuan, dan teknologi yang berkembang dalam lingkungan eksternal organisasi.

Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

          c. Bisnis internal

Bisnis internal memiliki komponen-komponen yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan, seperti :

  1. infrastruktur (asset)

  2. struktur organisasi,

  3. proses

Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka in-sourcing atau self-sourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya.

  1. sumber daya manusia

Jika suatu perusahaan kekurangan SDM, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan

  1. budaya perusahaan (corporate culture), dan lain sebagainya.

          d. Teknologi internal

Adalah komponen-komponen pendukung perusahaan yang dalam hal ini sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan manajemen dalam melakukan aktivitas bisnis sehari-hari.

Meliputi:

  1. Hardware

  2. Software

  3. Aplikasi

  4. infrastruktur

III.2 Pengembangan Sistem Informasi dengan Insourcing dan Out-sourcing

a. Pendekatan Insourcing

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan untuk melakukan tugas dan menyelesaikan permasalahan perusahaan.

Keuntungan Insourcing :

1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.

2. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.

3. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

  1. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

  2. Lebih murah, biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.

  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Kerugian Insourcing :

1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi.

2. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

  1. Pengembangan sistem informasinya membutuhkan waktu yang lama.

         b. Pendekatan Out-Sourcing

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah.

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

2.Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.

5.Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

1.Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

2.Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.

3.Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

  1. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

BAB IV

KESIMPULAN

IV.1 Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai kedua  pendekatan pengembangan proyek yaitu insourcing, dan outsourcing, kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, Kebijakan/strategi memilih pendekatan  tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Namun demikian, outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Disamping itu outsorcing lebih banyak memberikan alternatif dan skema pengembangan sistem informasi.

Daftar Pustaka

Ward John, Joe Peppard. 2002. Strategic Planing For Information System, Third Edition. England: John Wiley and Sons Ltd.

John W. Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. Course Technology, 2009 System Analysis and Design in Changing Word. Fifth Edition. Boston: Course Technology

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

O’Brien JA, Marakas G. 2010. Management Information sistem. fifteenth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

Http:// kurniaputri21. wordpress . com /2012/06/09/ faktor –  faktor- yang- mempengaruhi

pengembangan-sistem-informasi/ 31/2/2014  19:00 PM

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/ 28 /2/2014 18:18 PM

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/ penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi/ 28/2/2014 18:21 PM

http://artadi50.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2013/10/UAS-SIM-Insourcing.pdf 28/2/2014 18:26 PM

http://antoniusdb18.wordpress.com/2012/11/17/contoh-kasus-perusahaan-dalam-hambatan-pengembangan-sistem-informasinya/28/2/2014 18:30 PM